Økonomigruppen skal holde orden på inntekter og utgifter for hele arrangementet, og ha oversikt over sponsorinntekter og donasjoner som gis til stafetten. Det er et mål å holde kostnadene så lave som mulig, og at stafettene forsøker å få varer og tjenester sponset der det lar seg gjøre.

Sjekkliste for arbeidsoppgaver

Sjekkliste-ansvarlig-for-okonimigruppen.pdf

Sjekklisten er ment som en støtte og inspirasjon til ditt arbeid.

• Lage budsjett for sin lokale stafett.
• Ha oversikt over alle inngående og utgående fakturaer, transaksjoner og donasjoner.
• Skaffe støttespillere og donasjoner (varer, tjenester, kapital) til den lokale stafett.
• Følge opp og takke støttespillere.
• Sørge for å utarbeide nødvendig sponsormateriell, i henhold til Kreftforeningens maler.
• Takke bidragsytere i etterkant av arrangementet.
• Salg av t-skjorter.
• Sette deg inn i og bruke administrative løsninger som benyttes av Kreftforeningen (Semine, Vipps og Digital Innsamling).
• Støtte stafettleder/nestleder og ha dialog med gruppeansvarlige i forhold til økonomiske forhold.

Budsjettmal

1.-Mal-for-budsjett-Stafett-for-livet.xlsx

Fakturering

Semine-rutinebeskrivelse.xlsx

• Logg inn på Semine (semine.no). Brukernavn er din @kreftforeningen.no adresse. Hvis du har utfordringer, bruk hjelpesidene i Semine eller spør kontaktperson.
• Bærernummer Stafett for livet

Forslag til skriv ang fakturering

Til X AS

Vi ønsker faktura i EHF-format til følgende org.nr.:

951 812 528

Dersom dere ikke har mulighet til å sende i EHF-format, kan faktura sendes i PDF-format til følgende epost-adresse (kun én faktura i hver PDF/epost):951812528@semine.net

Faktura må merkes med bestillers navn i referansefeltet.

Kreftforeningen (+ditt fylke)

postboks 4 Sentrum,

0101 Oslo

Mrk: Bærernummer til den gjeldende stafetten

Bærernummer for stafettene

• 40100 Stafett for livet nasjonal
• 40101 Stafett for Livet, Randaberg
• 40102 Stafett for Livet, Harstad
• 40103 Stafett for Livet, Askøy
• 40104 Stafett for Livet, Ringsaker
• 40105 Stafett for Livet, Karmøy
• 40107 Stafett for Livet, Sandefjord
• 40108 Stafett for Livet, Kristiansand
• 40109 Stafett for Livet, Gjøvik
• 40110 Stafett for Livet, Trondheim
• 40114 Stafett for Livet, Tromsø
• 40115 Stafett for Livet, Odda
• 40116 Stafett for Livet, Ålesund
• 40118 Stafett for Livet, Arendal
• 40120 Stafett for Livet, Førde
• 40121 Stafett for Livet, Fredrikstad
• 40122 Stafett for Livet, Mandal

Basar og lotteri på Stafett for livet

Basar/lotteri under stafettene

Mange lag ønsker å støtte stafettene gjennom å arrangere ulike lotteri. Vi i

Kreftforeningen er selvsagt svært takknemlig for slike innslag, da det medfører

gode inntekter til kreftsaken. Samtidig må vi understreke noe veldig viktig om hvordan lag kan gjennomføre dette. Dette bør alle frivillige i stafetten være klar over.

• Lotteritilsynets regler for smålotteri viser at det er en grense på 200 000,- for hva hver enkelt organisasjon kan motta av støtte per kalenderår.
• Det betyr at Kreftforeningen ikke kan benytte seg av smålotteri, da vi totalt mottar høyere beløp inn fra stafettene enn denne grensen.
• Når lag ønsker å bruke denne muligheten for å skape inntekter, må vi be dem bruke basar, og ikke lotteri. Ved å bruke basar vil Kreftforeningen ikke falle under de samme kravene fra Lotteritilsynet. Samtidig følger visse regler for hvordan dette kan gjennomføres.

Hvorfor vi ikke kan bruke smålotteri?

Kreftforeningen henstiller alle stafetter til å bruke basar og at det er dette vi kommuniserer til alle lag.

Basar medfører at Kreftforeningen ikke må sende inn forespørsel om og rapport i etterkant på alle stafetter i 2022.

Vi passerer 200 000 kroners- grensen som sier at det ikke er lov med smålotteri

For å registrere ett lotteri må man ha organisasjonsnummer. Det har ikke lagene som stiller på stafetten.

Hvordan gjennomføre en basar?

1. Dere kan holde basar uten tillatelse når inntektene går til et bestemtformål. Kreftforeningen trenger ikke orienteres i forkant eller rapportere til Lotteritilsynet i etterkant når man bruker basar.
2. Dere må gjennomføre arrangementet i løpet av en dag, og dere har ikke lov til å selge lodd på forhånd. Når man bruker basar kan man ikke selge noen lodd før selve arrangementsdagen. Dette vet vi er en av utfordringene med denne løsningen, men vi oppfordrer alle til å finne en løsning hvor alt salg er i løpet av de 24 timene stafetten varer.
3. Hvert enkelt lodd kan ikke koste mer enn fem kroner. Verdien av den enkelte gevinsten kan ikke være over 8000 kroner regnet etter vanlig utsalgspris.
4. Samlet gevinstverdi for en basar må ikke overstige 40 000 kroner.
5. Gevinstene må trekkes samlet og når loddkjøperene er til stede. Dette betyr at loddsalg og trekning må skje på samme arrangement. Vi kan ikke garantere at alle er der gjennom alle 24 timer, men trekningen må da foregå før arrangementet er over, og så må man varsle vinnere via. f.eks. SMS.
6. Dere kan ikke overlate gjennomføring av basaren til medhjelper mot betaling.
7. Loddsalg med umiddelbar gevinst, kalt lynlotteri, kan benyttes ved basar.
8. Hvis man har kakelotteri regnes det også som basar. Pass på å følge de samme forsetningene med kun salg og trekning under arrangementet, dvs. også som basar. Husk å kalle dette for kakebasar.

Salg av t-skjorter

Rammer for salg og distribusjon av t-skjorter til Stafett for livet

For å sikre gode rammer for innkjøp/sponsing, salg og distribusjon av t-skjorter til de ulike stafettene har vi utarbeidet et felles skriv som gir dere noen felles rammer. Det kan være ulike måter å gjøre det på, men det er viktig å hele tiden tenke på at dette skal gi penger til stafetten. Ønsket er at hver styringsgruppe/sponsorgruppe inngår en avtale med den lokale butikken/sponsoren som skal stå for salg/utdeling av t-skjorter.

Ettersom det legges opp til individuelle avtaleinngåelser med lokale aktører for trykk og salg av profileringsartikler (herunder t-skjorter), ønsker økonomisjef i Kreftforeningen, Lene Songe-Møller, og involveres i avtaleutforming. Det kan blant annet vært avgiftsmessige forhold som bør avklares før avtalen inngås. Hvis man ikke får en avtale med en sportsbutikk, kan være et profilbyrå eller liknende som både leverer t-skjorte, flyers, brosjyre, skilt og annet man evt. trenger.

Forslag på samarbeid med sportsbutikk

1. Butikken donerer inntil 500 t-skjorter til stafetten. For denne donasjonen vil butikken motta en sponsorpakke som omtaler konkret hva butikker får igjen for beløpet.
2. Butikken donerer 150 t-skjorter til stafetten, som skal gis til frivillige og fightere underarrangementet. Videre donerer butikken ett beløp, fra sin andel, per solgte t-skjorte.
3. Butikken donerer inntil 100 t-skjorter til stafetten. Videre donerer de ett fast beløp som den enkelte stafett og butikk enes om. Dette er spesielt gjeldende før 2022 ifm stafetter som har nok t-skjorter til frivillige og fightere.

Hva må butikken binde seg til?

• Innkjøp av t-skjortene i den fargekode som vi bruker på våre t-skjorter
• Lagerbeholdning – rask leveringstid
• Betaling og utdeling av t-skjorter til lagene
• Bruk av logoer slik reglene våre tilsier
• Utsalgspris på t-skjorten kan være 130,- hvor 30,- går til Kreftforeningen.
• Hvis butikken i tillegg ønsker å donere ett fast beløp per solgte t-skjorte (når stafett for livetlogo brukes) til lag anbefaler vi at totalt 50,- går til Kreftforeningen.
• Butikken bruker sitt utstyr til å trykke/sette på slike logoer uten kostnad til Stafett for livet og hvis mulig at de stiller ut enkelte produkter i butikk.Vi anbefaler å bestille løpende og å få lag til og bestille i god tid. (Alle lag har mulighet til å bruke logo-fil). Ta høyde for at t-skjorter muligvis ikke kan brukes til neste år hvis navn på sponsorer endrer seg.

Hva binder Kreftforeningen seg til?

• Skaffe dem logo fil som butikken trenger til trykking
• Sørge for at butikk blir presentert på og under stafetten i henhold til sponsoravtale man har inngått
• Oppfordre lag til å gå til denne butikken for å skaffe t-skjorte uansett om man skal kjøpe vår lilla eller sin egen.

Praktisk om t-skjortene

• Farge: T-skjortene skal være fargekode lilla farge pantone 2607 med hvitt trykk.
• Basic t-skjorte: Husk at t-skjorten må være NO Brand, dvs. at det kan ikke være en t-skjorte med en leverandørs egen logo, ala NIKE, Adidas, Umbro etc. Hvordan skal logoer trykkes på: Venstre bryst: Stafett for livet logo
• Venstre arm: Kreftforeningen / Global Relay For Life
• Høyre arm: Logo for sponsorer, lokalsportsbutikk (t-skjortesponsor), Pelican Rouge og andre sponsorer som gir verdier over for eksempel. kr. 50.000,-.
• Rygg: Kommer blank, og her kan lagene få trykket på lagnavn. Dette trykket gjøres lokalt og lag betaler selv.

Mal for støttespilleravtale og retningslinjer for bruk av støttespillerlogo

Mal-stottespilleravtale-Stafett-for-livet-oppdatert-feb-2022.docx

Under er tekst som dere kan kopiere og sende til de som skal bruke støttespillerlogoen. (Støttespillerlogoen finner dere i Merkevarebanken.)

Retningslinjer for bruk av støtteemblem Kreftforeningens Stafett for livet /årstall/

Kreftforeningen er en frivillig organisasjon som baserer sitt arbeid på gaver og innsamlede midler. Kreftforeningens stafett for livet er et årlig arrangement som arrangeres over hele landet. Lag bestående av familier, venner, skoler, foreninger, arbeidsplasser og andre deltar i en 24 timer lang stafett. Bak hvert lag er det en historie – et menneske som laget vil støtte eller minnes. Gjennom Stafett for livet ønsker mange å støtte Kreftforeningens arbeid.  

Vi setter stor pris på initiativ slik det dere har vist. Vårt omdømme er den viktigste verdien vi har når vi ber om støtte. Det følger derfor et ansvar for ikke å skade vårt omdømme når du / dere nå får tilgang til å bruke vårt støtteemblem i forbindelse med Stafett for livet. Derfor har vi laget noen enkle retningslinjer for bruk av emblemet.  

Tusen takk for innsatsen og initiativet! 

• xx har med dette fått tillatelse til å bruke emblemet i forbindelse med xx hvor han/hun/laget/annet støtter Kreftforeningens Stafett for livet i xx. Emblemet kan benyttes på Facebook, hjemmesider og i bedriftens email signatur i forbindelse med stafetten i /ÅRSTALL/. 
• For bruk av emblemet i andre sammenhenger eller med andre produkter / prosjekter skal dette avtales med Kreftforeningen.  
• Dette emblemet skal synliggjøre deres frivillige innsats og eller økonomisk støtte for Kreftforeningen. Vær derfor forsiktig med tekst og lignende i forbindelse med emblemet; pass på at det er dere som blir oppfattet som avsender av budskapet, og ikke Kreftforeningen.  
• Tenk på at når dette emblemet benyttes, så knytter folk en link mellom dere og Kreftforeningen. Unngå derfor så langt mulig å opptre i strid med våre formål når dere har emblemet på. Har dere eksempelvis en vest med emblemet på, så ta den av dersom du f.eks. skal ta en røyk, da dette strider mot våre anbefalinger.  
• Enkeltelementer fra emblemet kan ikke tas ut / emblemet kan ikke splittes opp – det skal kun brukes i sin helhet.  
• Utforming og farger skal ikke endres uten skriftlig godkjenning fra Kreftforeningen. 
• Vi anbefaler at emblemet legges på en nøytral eller ensfarget bakgrunn. Dette kun ut fra et estetisk synspunkt.  
• Logoen kan ikke sendes til tredjeparter, men skal kun brukes av aktører som har inngått avtale og fått den tilsendt direkte fra oss. 

Eksempel på sponsorpakke

Forslag-sponsorpakker-2022.pptx