Alle som er frivillige og ansatte i Kreftforeningen er ambassadører for kreftsaken og er Kreftforeningens ansikt utad. Vi treffer mange mennesker og noen ganger er de i en sårbar situasjon. At vi er pålitelige er derfor ekstra viktig for alle som representerer Kreftforeningen. Dette innebærer blant annet at de skal sikre at stafettene i sitt distrikt følger Kreftforeningens rutiner og regler for personvern og informasjonssikkerhet, som beskrevet her.

E-post og kommunikasjon med deltakere og fightere

• Hver stafett har en egen e-postadresse for stafettleder, fighterleder og lagleder.
• Av personvernhensyn er det viktig at det kun er disse e-postadressene som brukes i kommunikasjonen med fightere og deltakere, samt oppgis i markedsføring og informasjon om stafettene på nettsider, Facebook-sider og i alt markedsmateriell.
• Det er kontaktperson i Kreftforeningen som får opprettet eller endrer tilgang til adressene.
• Kreftforeningen «eier» e-postkontoene, og følger Kreftforeningen sine rutiner for e-posthåndtering (for eksempel bytte av passord og sletterutiner som gjennomgås av kontaktpersonen (ansatt).
• E-posten trenger ikke leses ikke daglig, men jevnlig.
• E-postene som er laget er:
  • stafettleder.lokalsted@kreftforeningen.no
  • lagleder.lokalsted@kreftforeningen.no
  • fighterleder.lokaltsted@kreftforeningen.no
• Innlogging skjer via Outlook (office365.com)
• Last ned guide til hvordan legge til webmail på telefonen:
  • Android (lenke)
  • Iphone(lenke)
• Dersom en frivillig slutter, eller av andre grunner ikke lenger skal ha tilgang til e-postkontoen, er det kontaktpersonen (ansatt) som har ansvar for å sørge for at tilgangen fjernes eller endres til ny frivillig som overtar.

Påmelding til stafettene

All påmelding til Stafett for livet skal skje via påmeldingsløsningen (stafettforlivet.no).

På grunn av personvern skal ikke påmelding foregå via e-post direkte til lagleder eller fighterleder.

Dersom vi skal kunne kontakte årets deltagere før neste stafett, må de ha godkjent dette ved et samtykke i forbindelse med årets påmelding (avkryssingsboks 1 i påmeldingskjema). Deltagerne har også mulighet for å samtykke til å motta Kreftforeningens nyhetsbrev (avkryssingsboks 2).

Lag og deltagere

Ledere for laggruppen har tilgang til påmeldingsløsningen (administratorer). De kan kun se sin respektive stafett. Kontaktpersonene i Kreftforeningen kan se alle stafettene.

Gjennom påmeldingsløsningen kan lederen for laggruppen kommunisere med lagkapteinen og lagdeltakerne, og gi dem beskjeder og informasjon knyttet til stafetten.

lagleder.lokaltstednavn@kreftforeningen.no skal brukes ved innlogging i påmeldingsløsningen for lag.

Fightere

Fightere er de som har eller har hatt kreft, og som ønsker å delta som fightere under stafetten.

Det er mulig å melde sin interesse som fighter via påmeldingsløsningen på nettsidene.

Lederne for fightergruppene har tilgang til å få oversikt og kontaktinformasjon til fightere for sin stafett, og har ansvar for å ta kontakt med og følge opp fightere som melder interesse via påmeldingsløsningen. Kontaktpersonene i Kreftforeningen kan se alle stafettene. Det skal ikke deles og lagres sensitiv informasjon, for eksempel om sykdom per e-post eller i påmeldingsløsningen.

Vær ekstra varsom med personopplysninger i denne deltakergruppen, da navn sammensatt med gruppetilhørighet kan gi sensitive opplysninger (helseopplysninger).

Fighterleder.lokaltstednavn@kreftforeningen.no skal brukes ved innlogging i påmeldingsløsningen for fightere.

Nettsidene

• På nettsidene til Stafett for livet side står det generell informasjon om arrangementet, og en oversikt over hver stafett lokalt med kontaktinformasjon til stafettleder, lagleder og fighterleder. Det er også en lenke til påmeldingsløsningen for lag og fightere.
• Kontaktinformasjonen som skal brukes på denne siden er de nevnte e-postadressene:
  • stafettleder.lokalsted@kreftforeningen.no
  • lagleder.lokalsted@kreftforeningen.no
  • fighterleder.lokalsted@kreftforeningen.no
• Det skal ikke sendes sensitiv informasjon på e-post til disse adressene, noe det kan opplyses om til deltakerne på nettsiden.

Behandling av personopplysninger

Sletterutiner

Innen én måned etter gjennomført stafett skal det alltid ryddes og slettes. Dette gjelder i alle e-postbokser, SMS/telefoner, og i Stafett for livet sin påmeldingsløsning. Det er gruppelederen ved hver stafett som har ansvaret for at dette gjøres.

Kontaktpersonen (ansatt) har ansvar for å informere og følge opp stafettledelsen, slik at sletterutiner blir fulgt og annen rydding blir gjort innen fristen.

Kreftforeningens Stafett for livet – samarbeidspartner

Personopplysninger som Kreftforeningen mottar i forbindelse med stafettene skal ikke deles med andre. Ved spørsmål om personopplysninger/data, skal Personverngruppen i Kreftforeningen kontaktes via din kontaktperson.